Это руководство поможет тебе быть лучшим управляющим сети ONE PRICE COFFEE

КНИГА УПРАВЛЯЮЩЕГО

Контроль выкладки кофеен по фотоотчету – утро, обед, вечер (отправка в чат кофейни с франчайзи/управляющим и сотрудниками кофейни)

Функционал управляющего

Несколько раз в день

Контроль открытия кофеен с утра, один раз в день

Работа в Меркурий, Честный знак, ЭДО, OneMarket

Работа в iiko

Выполнение требований планограммы

Выполнение стандартов внешнего вида

Выполнение регламента рекламных материалов

Работа с рейтингом кофеен на картах

Контроль обслуживания Гостей

Контроль наличия подсказок в кофейнях

Выполнение правил по игровой мотивации

Ежедневно

Контроль кофейни по камерам видеонаблюдения

Меркурий

Честный знак

ЭДО

OneMarket

После найма сотрудников

Ознакомление сотрудников с инструкциями по работе в:

iikoDashboard

Настройка быстрого меню

Отчеты в iiko

Ознакомление сотрудников с работой в iiko:

Ознакомление сотрудников со всеми чатами и правилами работы в них.

Открытие заявок на подбор, запись на обучение, распределение персонала на стажировку, аттестацию, сверка персонала

Выполнение положения о наставничестве

По необходимости

В начале нового сезона по требованию Управляющей компании

Проведение встреч с сотрудниками один-на-один. Если управляющий видит, что сотруднику необходимо переобучение либо прохождение тренингов повышения квалификации, подать заявку на обучение сотрудников

Ежемесячно

Подготовка и запуск сезонного меню

Постоянно

Реализация маркетинга кофейни, при необходимости подача заявок в управляющую компанию на разработку плана развития кофейни

Прохождение всех актуальных курсов в K-AMPUS и аттестация по ним.

На старте работы и при добавлении новых курсов

Работа с отстающими показателями точки (выручка, число чеков, средний чек). Для этого:

Разработка декомпозиции на неделю

Подготовка подневных планов продаж

Занесение подневных планов в Iiko

Проведение расчета зарплаты сотрудников.

Контроль расходов, соответствия расходов нормативам на расходные статьи.

Выполнение требований по работе с PL

Выполнение требований программы безопасности продуктов

Работа с отзывами у Гостей вживую или на электронных площадках (2Гис, Яндекс)

Рабочий день управляющего

Цель: проконтролировать открытие кофейни и выход сотрудников по графику.

Как: проверить открытие кофейни по камерам.

Длительность: 10 минут

Помните, управляющий – это пример для всех сотрудников, каждый из них смотрит, как вы работаете. И, если они видят в вас верность делу, ответственное отношение к рабочим обязанностям и дисциплинированность, то и сами постараются быть на вас похожими. Поэтому управляющий должен приходить в кофейню к началу рабочего дня и работать наравне со всеми. Для управляющего не может быть «недостойных» его дел на точке.

Начало рабочего дня

Основная часть рабочего дня

Окончание рабочего дня

Контроль открытия кофейни

Неделя 5

Неделя 6

1

2

3

4

5

6

Недели

За 30 минут до открытия

Цель: убедиться, что выкладка соответствует планограмме.

Как: проверить фотоотчет по витрине, бариста, фасаду. Если есть нарушения – срочно дать задачу исправить и попросить новый фотоотчет. При нехватке товаров/ингредиентов – связаться с поставщиком.

Длительность: 30 минут

Проверка выкладки, фотоучет

8:00 - 9:00

Цель: разобрать причины недостаточных результатов, принять меры для их улучшения.

Как: проанализировать отчет по продажам, средний чек. Показатели эффективности

Длительность: 30 минут

Анализ и обработка результатов вечерашнего дня

9:00 - 9:30

Цель: оценить, какие есть проблемы, проверить настройку помола, работоспособность оборудования.

Как: отработать внутри кофейни

Длительность: 1-2 часа

Работа в кофейне

10:00 - 12:00

Цель: контроль исполнения стандартов в кофейне.

Как: заполнение чек-листов проверки, выдача обратной связи и разбор проблем с бариста

Длительность: 1 час

Аудит кофейни

9:00 - 12:30

Цель: оценка динамики продаж текущего дня.

Как: просмотреть результаты кофеен с сильным отставанием показателей по прошлому дню

Длительность: 20 минут

Просмотр результатов в Dashboard

11:00-11:20
16:00-16:30

Цель: убедиться, что выкладка соответствует планограмме.

Как: проверить фотоотчет по витрине, бариста, фасаду. Если есть нарушения – срочно дать задачу исправить и попросить новый фотоотчет. При нехватке товаров/ингредиентов – связаться с поставщиком.

Длительность: 10 минут

Проверка выкладки

15:30 - 16:00

Цель: сделать своевременный заказ

Как: запросить детали у сотрудников, провести анализ продаж, определить продукцию для заказа.

Длительность: 30 минут

Анализ продаж и заказ продукции в кофейню

В течение дня

Цель: удостовериться в сдаче инкассации и закрытии кассовой смены.

Как: получить фотоотчет от бариста

Длительность: 5 минут

Подтверждение сдачи инкассации и закрытия кассы

При закрытии кофейни

Цель: сообщить команде итоги дня, проконтролировать закрытие кофейни, поблагодарить за работу и дать наставления на следующий день.

Длительность: 30 минут

Подведение итогов дня

20:00 - 22:00

Контроль состояния кофейни

Качество приготовления напитков

Чистота помещений и оборудования

Внешний вид сотрудников

Сроки годности товаров и ингредиентов

Наличие рекламных материалов

Общение сотрудников с Гостями

Выкладка и оформление витрин

Правильность заполнения журналов

Приветствие

Прием заказа

Дополнительные продажи

Информирование гостей о текущих акциях

Информирование о программе лояльности

Кассовая дисциплина

Время обслуживания гостя

Завершение контакта с гостем

Чистота и комфорт в кофейне

Внешний вид сотрудников

В течение рабочего дня управляющий проводит контроль ключевых элементов работы кофейни:

Работа по контролю состояния кофейни проводится в соответствии со следующими документами:

В рамках контроля по видеомониторингу необходимо обращать внимание на:

Контроль
открытия кофейни

Открытие точки

Выкладка в кофейне

Униформа сотрудников

Рекламные материалы








Утром

В обед

Вечером

Фотоотчет отправляется в чат кофейни с франчайзи / управляющим и сотрудниками кофейни.

Ежедневно утром управляющий проводит контроль открытия кофейни. Контроль проводится по нескольким ключевым составляющим работы кофейни:







Контроль открытия проводится в соответствии с Чек-листом открытия кофейни с инструментами.
Так же, проводится контроль выкладки кофеен по фотоотчету. Это проводится несколько раз в день:

Контроль правильности приготовления напитков

Важная функция управляющего – контролировать качество приготовления напитков, это напрямую влияет на удовлетворенность Гостей и выручку кофейни.
Для проверки качества приготовления напитков важно хорошо знать рецептуру и требования к приготовлению. Подробно рецепт приготовления и требования описаны в следующих документах:

Проведение проверки возможно с личным присутствием или удаленно. Для проведения проверки необходимо использовать следующие документы:

Контроль проводится по следующим ключевым группам:











Контроль сроков годности проводится в соответствии со следующими документами:

Контроль сроков годности

В кофейне необходимо проводить контроль сроков годности товаров и ингредиентов.

Молоко и молокосодержащие продукты

Основы для напитков

Кофе и чай

Вкусоароматические смеси, специи и пр.

Фрукты и нарезка

Соки, вода, взбитые сливки

Взбитые сливки в сифоне





Сроки хранения ОРС

Программа по безопасности продуктов

Контроль рекламных материалов

Управляющий контролирует работу бариста по размещению в кофейне на необходимых местах рекламных материалов в нужном количестве.

Наклейки на двери

Режим работы кофейни

Кристалайты на фасаде стены и в окнах

Настенные клик рамки / кристалайты

Наклейки со скидками на выпечку

Тейблтенты А4

Наклейки скачай МП в виде стакана и пр.

Контролируется наличие следующих рекламных материалов:

Размещение и контроль наличия рекламных материалов проводится в соответствии со следующими документами:

В том случае, если управляющий хочет усилить маркетинг кофейни, он может подать заявку в управляющую компанию на разработку плана развития кофейни. Оплачивать нужно только изготовление макетов.

Контроль рекламных материалов

Управляющий контролирует работу бариста по размещению в кофейне на необходимых местах рекламных материалов в нужном количестве.

Наклейки на двери

Режим работы кофейни

Кристалайты на фасаде стены и в окнах

Настенные клик рамки / кристалайты

Наклейки со скидками на выпечку

Тейблтенты А4

Наклейки скачай МП в виде стакана и пр.

Контролируется наличие следующих рекламных материалов:

Размещение и контроль наличия рекламных материалов проводится в соответствии со следующими документами:

В том случае, если управляющий хочет усилить маркетинг кофейни, он может подать заявку в управляющую компанию на разработку плана развития кофейни. Оплачивать нужно только изготовление макетов.

Контроль расходов

Управляющий контролирует, чтобы расходы соответствовали плану (нормативам)
Ознакомьтесь с Нормативами на расходные статьи
Если возникает расхождение с планом, управляющий должен скорректировать работу кофейни:

При больших списаниях по порче – уменьшить заказ/выставлять ежедневно цели сотрудникам по продажам отдельных блюд

При слишком низких - увеличить и т.д.

Работа в "Меркурий" и "Честный знак"

Системы «Меркурий» и «Честный знак» используются для прослеживания товаров, требующих ветеринарного контроля (мясных, молочных и других продуктов). К ней должны быть подключены все кофейни, которые используют в приготовлении блюд продукты животного происхождения.
Задача управляющего организовать работу в системах «Меркурий» и «Честный знак» и обеспечить выполнение всех требований.
Для работы в системах «Меркурий» и «Честный знак» необходимо ознакомиться со следующими документами:

Работа в OneMarket

Основные элементы работы с заявками в OneMarket:

Управляющий или старший бариста (при наличии) на ежедневной основе составляет заказ на поставку ингредиентов. Основная задача – не допустить возникновения стопа на позиции. Заявки создаются через приложение OneMarket.

Если заявки составляются старшим бариста, то задача управляющего – проверить правильность и своевременность их составления.

Оформление заказов

Приемка

Отслеживание истории заказа

Интеграция

Работа в Iiko

Важной частью деятельности управляющего является соблюдение сотрудниками требований к работе в программе Iiko.

Для полноценной работы в программе iiko необходимо ознакомиться со следующими документами:

Стандарты внешнего вида

Вам, как управляющему важно всегда помнить, что внешний вид влияет на впечатление, которое наша кофейня оставит у Гостей. Поэтому, для коммерческой успешности франшизной точке даже вам необходимо соблюдать правила внешнего вида.

Для работы есть специальная одежда

На работу приходим с чистой головой и укладкой.

В кофейне мы в чистой и выглаженной одежде

Духи с легким ароматом, не сбивающим с ног

Макияж умеренный, легкий, естественный

Общие правила

Более детально о том, что стоит и что не стоит носить, описано в следующих документах:

Мотивация персонала и расчет заработной платы

Выполнение показателей

Игровая мотивация сотрудников

Внутренний чемпионат бариста

Мотивация и заработная плата сотрудников формируются с помощью нескольких составляющих:

Более подробно инструменты формирования мотивации и заработной платы описаны в следующих документах:

Работа с рейтингом кофеен

Многие Гости получают первое впечатление о заведении с помощью сервисов в интернете. Часто для этого используется рейтинг кофеен на картах.

Рейтинг кофеен на картах

Работа с отзывами

Первое впечатление о кофейне/бренде формируется у большинства гостей до момента визита к нам. Кому-то посоветовали друзья, знакомые, кто-то увидел фото в социальных сетях, и они стали вашими гостями, а кто-то прочитал негативные отзывы о качестве кофе или сервиса у вас, и решил выбрать другую кофейню.

89% покупателей читают отзывы перед покупкой, поэтому игнорирование обратной связи негативно сказывается на вашем бизнесе, репутации кофейни и бренда в целом.

Для работы с отзывами используйте следующие документы:

Обучение
сотрудников

Управляющий должен пройти все актуальные обучающие курсы в K-AMPUS и аттестоваться по каждому пройденному курсу.
При добавлении новых курсов франчайзи должен пройти их и аттестоваться по ним.
Для обеспечения работы кофейни управляющий должен обеспечить ее необходимыми сотрудниками.
Управляющий организует подбор сотрудников, открывает заявки на подбор. Все сотрудники кофейни проходят три обязательных этапа:

Обучение на базе вашей кофейни

Удаленное обучение от управляющей компании

Очное бучение очно в «Академии бариста»

Обучение

Обучение ваших сотрудников может проходить в трех режимах:

Обучение проходит в течение 3 дней.
До выхода на обучение важно напомнить кандидатам о том, что они будут проходить стажировку. Ведь каждое обучение – это потраченная вам квота.
На данном этапе очень важно заботится о потенциальном cотруднике, тогда он останется с вами надолго, и принесет много денег. Послу обучения важно спросить о том, как прошло обучение, какие есть вопросы, все ли понятно:

Как прошел процесс обучения, все ли понятно

Напомнить сотруднику про даты стажировки

Четко обозначить, куда и когда выходит сотрудник на работу после стажировки

Дать кандидату понимание, что он может всегда обратиться к франчайзи

Важно

Во втором и третьем форматах обучение бариста платное

Для записи сотрудников на базовое обучение (а также вебинар для регионов) необходимо:

В случаи если у вас в кофейне нет наставника, УК распределяют на стажировку самостоятельно и информирует о том, где и у кого пройдет стажировка.

В случае, если у вас в кофейне нет наставника, и вы хотите, чтобы бариста-стажер проходил у вас стажировку, мы обучим ваших сотрудников.

В случаи если у вас в кофейне имеются наставник, вас и наставника проинформируют о завершении обучения для дальнейшей связи с кандидатом по выходу на стажировку.

Перейти по ссылкам Академия в МСК, Академия в Краснодаре, Академия в СПб.

Выбрать из списка тренинг, открыто расписание на месяц.

Заполнить все необходимые данные о сотруднике.

Сотруднику на почту придет ссылка приглашение на тренинг

Стажировка

Перейти по ссылкам Академия в МСК, Академия в Краснодаре, Академия в СПб.

Выбрать из списка дату проведения тренинга (указаны даты начала обучения).

Заполнить все необходимые данные о сотруднике (если сотрудника необходимо записать на 2/3 день обучения – указать это в поле комментарии)

Сотруднику на почту придет ссылка-приглашение на тренинг

После завершения обучения бариста-стажер распределяется к сертифицированному наставнику сети по территориальному признаку, уведомление о завершении обучения и месте стажировки поступит вам на почту.

После стажировки наставник записывает на аттестацию обученного сотрудника.

После завершению базового обучения в Академии, бариста-стажеры распределяются к сертифицированным наставникам сети по территориальному признаку.

Правила распределения бариста-стажеров на стажировку

Для записи сотрудников на тренинги по повышению квалификации необходимо:

Запись сотрудника в Академию

1




2.




3.



4.

1.


2.


3.




4.


5.






6.

После стажировки

После обучения кандидат проходит стажировку у наставника в течение 4 смен. Вы можете воспитать наставника из одного из ваших бариста.

Во время стажировки необходимо:

Вовремя оплачивать кандидату стажерскую стипендию

Вечером каждого дня спрашивайте, как прошла стажировка, что не понятно, что не получилось

Необходимо по итогам стажировки произвести оплаты:

За сырье кофейне, на которой стажировался ваш кандидат (1000 руб.)

За обучение наставнику (2000 р., если сотрудник сдал аттестацию с первого раза; 1000 р., если сотрудник сдал со второго раза)

В кофейне работает система наставничества. Бариста может стать наставником. В случае успешной работы в качестве наставника, это дает ему дополнительные бонусы

Более подробно система наставничества рассмотрена в Положении о наставничестве и в Рейтинге наставников

Аттестация

После стажировки: в течение 10 дней необходимо записать сотрудника на аттестацию.

Необходимо проконтролировать, чтоб претендент прошел аттестацию.

У сотрудника будет только 2 попытки аттестации, в противном случае он не соответствует требованиям к компании.

1.


2.


3.

Наставничество

Структура
чатов

Для организации работы существует система чатов в Telegram. Созданы чаты по следующим тематикам:

Новости компании

Закупки

Маркетинг

Ценники

HR

Операционные вопросы

Недвижимость

Кофейни на картах

Барный департамент

Кнопки iiko

Продам-Куплю

Открытие новой кофейни

One Market

Family day

Управляющий для решения рабочих вопросов взаимодействует с представителями УК, контрагентами в чатах с темами, соответствующими вашим запросам.

Более подробно описание чатов, обсуждаемых вопросов, правил работы в чатах рассмотрено в Описании чатов в Telegram

Запуск сезонного меню

При наступлении нового сезона необходимо введение нового сезонного меню.

Для получения наибольшей отдачи от кофейни с помощью нового сезонного меню, необходимо правильно ввести меню.

Для введения нового сезонного меню ознакомьтесь с Чек-листом ввода сезонного меню

Планирование работы кофейни

Выручку

Чек

Средний чек

Планирование

Управляющий отвечает за планирование работы кофейни
Ежемесячно управляющий получает от франчайзера план и kpi кофейни:

После получения плановых показателей, управляющему необходимо работать с теми показателями, которые по вашей точке отстают. Для этого управляющий делает декомпозицию:

На неделю

Затем подневный план по продажам

Подневный план заливается в Iiko

Отчетность

Так же, управляющий отвечает за своевременное предоставление отчетов. Один из ключевых отчетов – PL – Отчет о прибылях и убытках.

PL необходимо предоставлять в управляющую компанию до 10 числа ежемесячно.

Требования к формированию и образец PL приведены в Образце PL

Кроме PL управляющий отвечает за предоставление других отчетов, вы можете посмотреть их в Список отчетов

Информация по отчету о работе с кассой приведена в Инструкции Отчет ТО ОФД

Механики программы лояльности

В кофейне действует программа лояльности. Основные механики программ лояльности:

1 (один) бонус, именуемый прайс, равен 1 (одному) рублю

Дарим 1 подарок в день

Начисление бонусов происходит в следующем порядке:

4% от суммы покупки - при сумме покупок от 3 000 до 6 000 руб. в течение предшествующего квартала

3% от суммы покупки - при регистрации в Программе лояльности и с момента первой покупки

5% от суммы покупки - при сумме покупок от 6 000 до 9 000 руб. в течение предшествующего квартала.

Более детально правила программы лояльности и акций приведены в следующих документах:

6% от суммы покупки - при сумме покупок от 9 000 до 12 000 руб. в течение предшествующего квартала.

7% от суммы покупки - при сумме покупок от 12 000 руб. в течение предшествующего квартала.

Срок выставления счетов на оплату с 1 по 5 число месяца

Срок оплаты счетов по периодическим платежам роялти и маркетинг до 10 числа текущего месяца по итогам предыдущего месяца

Срок оплаты счета за пользование лицензией Iiko до 25 числа текущего месяца

Если вам 5 апреля 2024 года выставлены счета за маркетинг январь 2024 и роялти март 2024, то при перечислении оплат первостепенно будет закрыт счет за маркетинг январь 2024.

Оплата счетов по Free Flow

В первую очередь закрываются задолженности по самым ранним счетам

Далее закрываются счета по сроку задолженности

Данное правило действует для всех выставленных счетов, кроме штрафов и пеней

Установлены следующие даты проведения платежей

Сроки платежей

Например

Все оплаты производятся в следующем порядке

1


2.


3.


4.

1.


2.


3.

Правила начисления пеней

Согласно п. 16.13 Договора коммерческой концессии (франчайзинга), в случае просрочки Пользователем выполнения обязательств по оплате
Первоначального взноса, Периодических платежей (роялти) или иных платежей, Правообладатель вправе потребовать, а Пользователь обязан уплатить пени в размере 0,5% (ноль целых пять десятых) процентов от суммы неоплаченных платежей за каждый день просрочки.

Пени начисляются 21 числа на всю сумму долга по каждому счету

В случае оплаты всех сумм долга до 5 числа следующего за текущим месяцем Пени отменяются

В случае неоплаты суммы долга до 5 числа следующего за текущим месяцем, 6 числа начисляются обновленные Пени, и они подлежат обязательной уплате с основным долгом

Партнеру выставляется Пени в размере 0,5% за каждый день просрочки

В компании ONE PRICE COFFEE используется автоматический биллинг счетов и взаиморасчетов.

Если у Партнера Товарооборот за март 2024 год составил 1 200 000 рублей. С 1 по 5 апреля Партнеру направляется счет: от 31.03.2024 года роялти 5,5% на сумму 66 000 р с учетом НДС, и маркетинг 1% на сумму 12 000 рублей с учетом НДС. Срок оплаты счетов до 10 апреля 2024 года. С 1 по 5 апреля Партнеру направляется счет: от 01.04.2024 года за пользование лицензией Iiko за апрель 2024 года на сумму 4 589 рублей без учета НДС

Например